Arkusz, który myśli za hodowcę

Wyzwanie

Klient prowadził hodowlę w Excelu. Dane o krowach spływały z różnych źródeł – WhatsApp, zdjęcia, notatki pisane na czym akurat było pod ręką. Wszystko trzeba było ręcznie wprowadzać, a potem ten sam status przepisywać w kilku miejscach, pilnować grup i terminów wycieleń. Dużo klikania, łatwo o pomyłkę – a do pliku tak naprawdę miała dostęp jedna osoba.

Co zrobiłam

Najpierw przeniosłam wszystko z Excela do Google Sheets. Na Excelu też dałoby się to zrobić – ale w tamtym momencie chmura była po prostu praktyczniejsza: każdy ma dostęp z telefonu, dane są w jednym miejscu, nikt nie przesyła sobie kolejnych wersji pliku mailem.

Potem doszła automatyzacja. Teoretycznie dało się pójść na całość – nawet dane ze zdjęć można rozczytać automatycznie. Ale te notatki powstawały nierówno, a automat, który by je bezbłędnie rozczytywał, byłby kruchy i drogi. Rozsądniej było zostawić człowiekowi wpisanie tego, co najważniejsze – raz – i zautomatyzować całą resztę.

Napisałam skrypty w Google Apps Script, które reagują na zmianę w arkuszu. Hodowca zmienia status krowy na „WYCIELONA” – a skrypt sam przypisuje ją do właściwej grupy:

// Fragment kodu odpowiedzialny za automatyczną zmianę danych
if (editedValue == "WYCIELONA") {
  targetCell.setValue("1gr");
} else if (editedValue == "ZASUSZONA") {
  targetCell.setValue("3gr");
}

Do tego arkusz sam pilnuje terminów – co tydzień sprawdza, które krowy zbliżają się do wycielenia, i wysyła hodowcy maila z listą:

if (status === "CIELNA" && plannedCalvingDate >= mondayThisWeek) {
  emailBody += "- PAS: " + data[i][1] + " Nazwa: " + data[i][2] +
  " Nr kolczyka: " + data[i][3] + "
";
}

Efekt

Dane wylądowały w chmurze – dostępne dla każdego, kto ich potrzebuje. Wpisuje się je raz, resztą zajmuje się arkusz: krowy same trafiają do grup, terminy przypominają się mailem. Mniej przepisywania, mniej pomyłek, więcej czasu na to, co w hodowli naprawdę ważne. A to, czego świadomie nie automatyzowałam, zostało proste – bo nie każdą rzecz opłaca się robić nad wyrost.